INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Din Integritet är viktig!

För oss på Stockholms studentbostäder är det viktigt att du som vår hyresgäst och du som står i vår kö kan känna dig trygg i hur vi behandlar och hanterar dina personuppgifter. Det är också viktigt att du känner till hur vi behandlar dina personuppgifter och att du därför tar del av informationen nedan.

Vi har nu uppdaterat vår INFORMATION OM BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER där vi beskriver och förklarar hur vi på ett tryggt och säkert sätt behandlar dina personuppgifter och uppfyller gällande lagkrav i Dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR) som trädde i kraft 25 maj 2018.

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till dig som person, till exempel personnummer, namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress.
Till personuppgifter hör också de elektroniska spår du lämnar i systemloggar som till exempel cookies, IP-adresser, passage/bokningsloggar vid användande av elektroniska nycklar.

Personuppgiftsansvarig

Stiftelsen Stockholms Studentbostäder (SSSB) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som vi själva gör eller som annat företag gör på vårt uppdrag.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du frivilligt lämnar till oss och vi hämtar också in personuppgifter från andra källor. Det gör vi för att vi har ett etablerat kundförhållande och därmed ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter.
När behandling av dina personuppgifter utförs för SSSB:s räkning av tredje part så upprättas ett skriftligt avtal som säkerställer att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt och säkert sätt.
Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.
Har du skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

När du ställer dig i vår bostadskö

När du registrerar dig i vår kö anger du personuppgifter som namn, adress, födelse/personnummer och kontaktuppgifter. Vi inhämtar också uppgifter om kårmedlemskap. Vi behandlar och använder oss av dina uppgifter för att på ett säkert sätt administrera din köplats.
Om du önskar att inte stå kvar i vår kö kan du begära att vi raderar dina uppgifter genom att kontakta oss.

När du erbjuds en bostad hos oss/kontraktsignering

När du erbjuds en bostad hos oss och signerar ett hyresavtal behöver vi förutom ovanstående personuppgifter också samla in och behandla uppgifter som rör dina studier såsom antagningsbesked, kårmedlemskap och/eller andra intyg som styrker att du uppfyller villkoren för innehav av en studentbostad.  Vi inhämtar också en kopia på giltig ID-handling med foto för att säkerställa din identitet.

Vid ansökan om förtur till en bostad ställd till Bostadsdelegationen kan vi även komma att hantera känsliga personuppgifter kopplade till behovet av förtur till bostad och för dessa behandlingar inhämtar vi ditt samtycke.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta.

Under hyresförhållandet

När du har ett hyresavtal med oss behandlar vi dina personuppgifter i samband med olika ärenden som rör hyresförhållandet t.ex. när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, vid hyresförhandlingar, och när vi skickar information till dig. Vi inhämtar uppgifter om kårmedlemskap och vid studiekontroller inhämtar vi uppgifter om studieresultat.
Vi kan också behöva kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Detta för att för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse. Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.
Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter och när det följer av lag eller myndighetsbeslut.

Vi lämnar även ut personuppgifter till leverantörer inom fastighetsförvaltning, försäkringsbolag som erbjuder dig en hemförsäkring och till sökande för lägenhetsvisning. Hyresreferenser lämnas ut med ditt samtycke.

Dina personuppgifter behandlas också för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla och förbättra produkter och tjänster och för att behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kan också komma att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse t.ex. bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vid ansökan om dispens och vid överklagan ställd till Bostadsdelegationen kan vi även komma att hantera känsliga personuppgifter kopplade till din ansökan och för dessa behandlingar inhämtar vi ditt samtycke.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

När hyresförhållandet är slut

Efter avtalstiden sparar vi relevanta personuppgifter som tex boendetid. Vi kommer att rensa och gallra personuppgifter om dig men vissa uppgifter som t.ex. hyresavtalet, beslut från socialnämnd, studieintyg, sparar vi två år efter hyresförhållandets slut. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år med hänvisning till bokföringslagen.

Dina rättigheter

Du har rätt att få ett registerutdrag med de uppgifter vi har om dig och du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du kan själv rätta de uppgifter du registrerat på Mina sidor.

Du kan också begära: radering, invända mot en behandling, få behandlingen av dina personuppgifter begränsad, återkalla samtycke samt överföring av personuppgifter till annan hyresvärd om det är tekniskt möjligt. Detta gör du genom att skicka brev med din begäran till oss.

Du har också rätt att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Det kan du göra om du tycker att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen.

Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss.

Stiftelsen Stockholms studentbostäder
Box 19608
104 32 Stockholm

Mer om våra olika kontaktvägar